こんにちは、総務チームです。

今年も春の恒例行事として、
メディアでもご活躍されている外部講師の先生をお招きした、マナー研修を実施しました。

私たちが考えるマナーとは、単に正しい敬語や所作を身につけることではありません。
受付での最初の一言、電話口での受け答え、来客予定の引き継ぎ、社内での報告の早さなど、
日々の行動の中で相手への敬意や思いやりをきちんと表すことです。

そうした細かな積み重ねが、社内の連携を整え、
社外の方に「話しやすい」「任せやすい」と感じていただける対応につながると、私たちは考えています。

午前はリーダー・部門長向け、午後は全社員向けに実施され、
社会人として大切なふるまいやコミュニケーションを見直しました。

特に印象的だったのは、午後の全体研修にて実施した「リフレーミング」のワークです。

たとえば「今日中に書類を提出しないと受理できません」という伝え方を、
「大変かと思いますが、今日中に書類を提出していただけると受理できます」と言い換えることで、
必要な条件は変えずに、相手が受け取りやすい表現へと変えることができます。

受付対応や来客対応、電話応対でも、こうした一言の違いは、
相手に与える印象や、その後のやりとりのしやすさに直結します。

厳しさが必要な場面でも、伝え方に配慮することで、
「行き違いや不要な緊張感を減らし、よりスムーズな対応につながること」
「正しさを押し出すだけでなく、相手に届く形で伝えることの大切さ」を実感しました。

また、部署ごとのグループワークでは、報連相のうち“報告”に関する課題を洗い出し、
解決のための「鉄のルール」を定めました。

総務チームでは、

①ミーティング内で1週間の業務を個人レベルで棚卸しし、全体で共有する

②共有した業務の特性に合わせて、進捗が50％のタイミングで上長に報告し、
次に実施予定の一工程もあわせて共有する

③突発業務やスケジュールずれが発生した、または発生しそうだと分かった時点で即共有する

の3点を制定しました。

研修後のミーティングでは、さっそく刷新した資料を使って実際に棚卸しや報告タイミングのすり合わせを行い、さらに、上長からメンバーに対して何を期待しているかも共有されました。その結果、これまでよりミーティングの時間を有効に使え、誰が何を抱えているか、どこで確認が必要かが見えやすくなったことで、相談や引き継ぎが早まり、先回りした対応につながる手応えも出ています。

こうした見直しは、社内だけで完結するものではありません。報告が早くなれば、お客様や取引先への返答の遅れを防ぎやすくなります。伝え方が整えば、来社時や電話口でも、相手に余計な負担をかけない受け答えにつながります。言葉づかいや報告のタイミング、相手への伝え方といった小さな行動の積み重ねにこそ、会社の姿勢は表れると私たちは考えています。

ナビックと接していただく中で、その考えが自然に伝わるような仕事を、これからも重ねていきます。